Viele Höfe funktionieren im Alltag aus dem Bauch heraus – eingespielt, zuverlässig, mit klaren Routinen. Vieles steckt im Kopf des „Betriebslenkers“: Wer anruft, wenn die Kühlung spinnt, welche Zahlung morgen raus muss, wo die wichtigen Unterlagen liegen. Solange alles läuft, ist das kein Problem. Kritisch wird es, wenn plötzlich etwas passiert: ein Unfall, eine Erkrankung, ein längerer Ausfall. Dann droht Stillstand – und aus einer gesundheitlichen Krise kann schnell ein Existenzrisiko werden.

Ein Notfallordner verhindert das. Er sorgt dafür, dass die Familie und der Betrieb sofort handlungsfähig bleiben, dass Entscheidungen getroffen werden können und keine Fristen verstreichen.

Kurz gesagt: Was früher als „wird schon gut gehen“ galt, ist heute alles andere als krisenfest. Wer früh Ordnung schafft, schützt die eigene Familie – und den Hof.

Warum der Notfallordner so wichtig ist

Viele Landwirtinnen und Landwirte gehen davon aus, dass im Ernstfall automatisch „jemand aus der Familie“ übernehmen darf. Doch das stimmt nicht ganz. Das sogenannte Ehegatten-Notvertretungsrecht gilt nur in engen Grenzen und nur für einen kurzen Zeitraum – und auch nur im Gesundheitsbereich.

Für Bankgeschäfte, Verträge, Behördenkontakte oder betriebliche Entscheidungen braucht es klare Vollmachten – und eine Struktur, wo was zu finden ist. Fehlt das, bleiben Überweisungen liegen, Lieferketten reißen ab, Förderanträge laufen ins Leere. Nicht, weil der Hof schlecht geführt wäre, sondern weil niemand rechtssicher handeln kann.

Ein guter Notfallordner gibt Orientierung, indem er drei Fragen eindeutig beantwortet: Wer trifft Entscheidungen? Wo findet man die wichtigsten Unterlagen? Und wie läuft der Betrieb im Ernstfall weiter?

Was gehört alles in den Notfallordner

Tipp: Legen Sie zwei getrennte Ordner an – einen für Privates und einen für den Betrieb. Das spart im Ernstfall wertvolle Zeit.

1. Rechtliche Vorsorge

Das Herzstück des Notfallordners sind die rechtlichen Unterlagen. Dazu zählen Vorsorgevollmachten – privat und unternehmerisch –, Patienten- und Betreuungsverfügungen sowie Testament oder Vereinbarungen zur Hofnachfolge. Im folgenden Blogbeitrag haben wir für Sie alles Wichtige zu Vollmachten und Verfügungen zusammengestellt. Zum Artikel hier klicken.

Wer in einer Gesellschaftsform arbeitet, fügt Gesellschaftsverträge und eine klare Zuständigkeitsliste hinzu. Wichtig ist auch der Hinweis, bei welcher Kanzlei oder welchem Notar die Originale liegen. So können Bevollmächtigte im Ernstfall handeln, ohne Umwege und ohne Streit.

2. Betrieb & Organisation

Der zweite Baustein ist die Betriebsorganisation. Hier ist hinterlegt, was den Hof am Laufen hält: Verträge mit Lieferanten und Abnehmern, Pacht- und Leasingunterlagen, Wartungs- und Prüfprotokolle. Dazu kommen Anleitungen für Melktechnik, Kühlung, Heizung und Notstrom. Besonders hilfreich ist ein kurzer Vertretungsplan: Wer übernimmt Fütterung und Melkzeiten? Wer bestellt Futter? Wen ruft man im Störfall an? Ein Lageplan für Schlüssel, Absperrhähne und Hauptschalter spart im Zweifel wertvolle Minuten.

3. Finanzen & Absicherung

Drittens braucht es einen schnellen Überblick über Finanzen und Absicherung. Nicht die PINs oder Passwörter – die gehören in einen Passwortmanager –, sondern eine klare Übersicht: Welche Versicherungen bestehen, wo melde ich Schäden, wer ist mein Ansprechpartner beim Makler? Welche Bankverbindungen gibt es, welche Kredite laufen, welche Sicherheiten sind hinterlegt? Und vor allem: Wer darf im Notfall verfügen? Eine kurze Notiz mit Bankkontakt und Vollmachtslage reicht oft, um Zahlungsfähigkeit zu sichern.

4. Kontakte & Kommunikation

Viertens hilft eine gute Kontaktliste. Ganz pragmatisch: Familie, Tierarzt, Stammhelfer, Landhandel, Elektriker, Kühltechniker, Lohnunternehmer, Werkstatt, Steuerkanzlei, IT-Betreuer. Ein kurzer Telefonleitfaden für den Notfall nimmt Hemmungen: Wen informieren wir zuerst? Was sagen wir? Was braucht die Gegenseite, um mitzuziehen?

5. Digitales & Zugänge

Der fünfte Baustein ist das Digitale. Heute läuft vieles über Apps und Portale: Buchhaltung, Herdenmanagement, Temperaturüberwachung, Förderanträge. Entscheidend ist nicht, jedes Passwort zu drucken, sondern den Zugriffsweg festzuhalten: Welcher Passwortmanager wird genutzt? Wer ist bevollmächtigt? So bleibt die Sicherheit gewahrt, und trotzdem ist der Zugriff geklärt.

Wichtig: Keine Passwörter lose ablegen! Dokumentieren Sie nur den Zugriffsweg und wer Zugriff hat.

Direktvermarktung: Besonderheiten, die oft vergessen werden

Wer Hofladen, Café, Marktstände oder Automaten betreibt, erweitert den Hof um Verarbeitung, Verkauf und direkten Kundenkontakt. Das ist schön – und bringt eigene Pflichten mit sich. Im Notfallordner sollten deshalb auch die Abläufe rund um Kasse und Tagesabschluss beschrieben sein, die Kühlketten mit Wartungsverträgen und Alarmwegen, die Automaten mit Standorten und Leerungsroutinen sowie die wichtigsten Punkte für Veranstaltungen: Genehmigungen, Sicherheitskonzept, Erste Hilfe, Fluchtwege.

Ebenfalls sinnvoll: ein kurzer Abschnitt zur Produkthaftung und zum Rückruf. Wer ist Ansprechpartner? Wie sind Chargen dokumentiert? Ein vorbereitetes Muster für eine Rückruf-Mitteilung spart im Ernstfall viel Zeit und Nerven. Und falls es doch einmal strittig wird: Der Kontakt zum Rechtsschutz gehört gut sichtbar in den Ordner.

Papier oder digital? – Die beste Kombination

In der Praxis bewährt sich eine klare Arbeitsteilung: Ein rot beschrifteter Ordner liegt am festen Platz im Büro – greifbar für Familie und Vertretung. Parallel dazu sind die wichtigen Dokumente digital gesichert, geordnet und mit Rollenrechten versehen. Originale mit hoher Beweiskraft (Vollmachten, Testamente) werden zusätzlich im Bankschließfach oder bei einer Vertrauensperson hinterlegt. Ein kleiner Hinweis im Büro („Notfallordner hier“) hilft, ohne neugierige Blicke einzuladen.

Leitfaden fürs Familiengespräch

Gute Gespräche beginnen mit einem gemeinsamen Ziel: „Wir wollen handlungsfähig sein – für uns alle.“ Danach folgen Rollen: Wer übernimmt kurzfristig welche Aufgaben? Und welche Entscheidungen dürfen allein getroffen werden, was braucht Rücksprache? Heikle Fragen müssen nicht sofort gelöst werden. Oft ist es klüger, erst den Ordner zu bauen und strittige Punkte anschließend mit Ruhe und ggf. externer Begleitung zu klären. Ein fester Termin für den jährlichen Check – am besten nach der Ernte – sorgt dafür, dass das Thema nicht wieder im Alltag untergeht.

Krisenstab für den Ernstfall

Ein Notfallordner allein reicht nicht – im Ernstfall braucht es Menschen, die sofort Verantwortung übernehmen. Deshalb lohnt es sich, einen kleinen Krisenstab festzulegen.

Dieser sollte aus Familienangehörigen und wichtigen externen Partnern bestehen, die den Hof kennen und im Ernstfall handlungsfähig bleiben. Dazu zählen zum Beispiel:

• Familienmitglieder mit Entscheidungsbefugnis
• Tierarzt oder Hoftierärztin
• Futterberater/in
• Steuerberater/in oder Buchstelle
• Versicherungsmakler/in
• Technikpartner (z. B. Elektriker, Kühlanlagenservice)
• Weitere enge Berater oder Betriebshelfer

Ziel des Krisenstabs:

• Sofort handlungsfähig sein, wenn der Betriebsleiter krankheits- oder unfallbedingt ausfällt
• Klare Ansprechpartner für Mitarbeiter, Lieferanten und Behörden haben
• Entscheidungen koordiniert und schnell treffen
• Den Betrieb auch in schwierigen Situationen geordnet weiterführen

Am besten wird die Zusammensetzung des Krisenstabs im Notfallordner dokumentiert und mit einer kurzen Telefonliste versehen. So weiß jeder sofort, wen er anrufen kann – und der Hof bleibt auch in Krisenzeiten arbeitsfähig.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Die größte Schwachstelle sind Zettel mit Passwörtern im Ordner. Bitte nicht. Arbeiten Sie mit einem Passwortmanager und dokumentieren Sie nur den Zugriffsweg und die Berechtigten. 

Unklare Zuständigkeiten. Eine halbe Seite „Wer macht was, wenn …“ verhindert Tage voller Telefonate.

Veraltete Kontakte. Ein 20-Minuten-Mini-Check pro Quartal reicht meistens.

Nur eine Person kennt den Ordner. Benennen Sie mindestens zwei Vertraute. Und schließlich: fehlende Übung. Einmal im Jahr eine kleine „Tischübung“ – eine Stunde reicht – zeigt, wo noch Lücken sind.

Ihr Nutzen – auf einen Blick

Der Notfallordner bringt Ruhe in den Kopf. Sie wissen, wo alles steht und wer was darf. Rechtliche Vorsorge und finanzielle Absicherung greifen ineinander, statt nebeneinanderherzulaufen. In der Familie sinkt das Streitpotenzial, weil Erwartungen geklärt sind. Und der Betrieb läuft weiter – selbst dann, wenn Sie persönlich einmal nicht mit anpacken können. Das klingt unbequem, ändert aber nichts an den Tatsachen: Je früher Sie planen, desto leichter wird es – emotional und finanziell.

Mini-Check: Sind Sie vorbereitet?

• Vorsorgevollmacht (privat & unternehmerisch) vorhanden
• Patienten- und Betreuungsverfügung geklärt
• Testament/Hofnachfolge geregelt
• Vertretungsplan im Betrieb festgelegt
• Versicherungsübersicht aktuell und griffbereit
• Kontakte & Fristenliste gepflegt
• Passwortmanager eingerichtet (Zugriffsweg dokumentiert)

Wenn hier mehr als zwei Punkte offen sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zu starten. Vorsorge ist Fürsorge – für Familie und Betrieb.

Fazit: Vorsorge ist Fürsorge – und ein Geschenk an die nächste Generation

Der Notfallordner ist kein „nice to have“, sondern ein echtes Sicherheitsnetz. Er schützt Beziehungen, verhindert teure Ausfälle und gibt Ihnen das gute Gefühl, vorgesorgt zu haben. Wer heute Ordnung schafft, sorgt dafür, dass der Betrieb morgen weiterläuft – ruhig, klar und ohne Streit.